Faktura: slik skriver du en korrekt faktura

En faktura er mer enn en betalingsoppfordring. For et enkeltpersonforetak er den også bilaget som dokumenterer salget i regnskapet, og derfor har bokføringsforskriften en liste over hva den minst skal inneholde. Mangler noe, har regnskapet ditt et hull, og ved en kontroll er det du som må forklare det.

Kravene er overkommelige. En korrekt faktura har et fortløpende nummer og en dato, navn på deg og kunden, organisasjonsnummeret ditt, hva du har levert og når, beløpet og forfallsdatoen. Er du registrert for merverdiavgift, kommer bokstavene MVA etter organisasjonsnummeret og avgiften skal stå i kroner. Det er alt. Lenger ned i artikkelen finner du en mal du kan kopiere.

Du trenger ikke fakturaprogram for å gjøre dette riktig. Et regneark og en fast nummerserie holder for de første oppdragene. Det viktige er at hver faktura har med det som kreves, og at ingen nummer hopper over.

Hva må stå på en faktura?

Minstekravene står i bokføringsforskriften § 5-1-1. Forskriften bruker ordet salgsdokument, men i praksis er det fakturaen. Den skal minst inneholde sju punkter:

1. Nummer og dokumentasjonsdato. Datoen er dagen du utsteder fakturaen.
2. Partene. Både deg som selger og kunden som kjøper.
3. Ytelsens art og omfang. Hva du har levert, og hvor mye: timer, antall, kvadratmeter.
4. Tidspunkt og sted for leveringen.
5. Vederlag og betalingsforfall. Beløpet og datoen kunden skal betale innen.
6. Merverdiavgift og andre avgifter som skal spesifiseres. Mva skal angis i norske kroner.
7. Merknaden «Omvendt avgiftsplikt – Merverdiavgift ikke beregnet» når det er kjøperen som skal beregne avgiften. Dette gjelder sjelden for en liten ekstrainntekt.

Paragrafen etter, § 5-1-2, sier hva som ligger i «partene». For deg som selger kreves minst navn og organisasjonsnummer. For kunden kreves navn, og i tillegg adresse eller organisasjonsnummer. Selger du til en privatperson, holder navn og adresse. Driver du et aksjeselskap, skal også ordet «Foretaksregisteret» stå på fakturaen, men det gjelder ikke enkeltpersonforetak.

Fakturaen skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Det følger av bokføringsloven § 12, som forskriften viser til. Har du en kunde i Tyskland, kan du altså skrive fakturaen på engelsk, men ikke på tysk.

Nummerserie og dato: der de fleste gjør feil

Fakturaene skal nummereres i en kontrollerbar sekvens, slik at det kan etterprøves at alle salg er registrert. Det betyr i praksis 1, 2, 3 og så videre, uten hull. Mange starter med et «pent» nummer som 1001, og det er greit, så lenge serien deretter går fortløpende. Det du ikke kan gjøre, er å slette en faktura og gjenbruke nummeret. Har du sendt en feil faktura, lager du en kreditnota som nuller den ut, og sender en ny med neste nummer.

Tidspunktet er også regulert. Etter § 5-2-2 skal fakturaen utstedes snarest mulig og senest en måned etter levering. Leverer du månedlig, kan du fakturere innen de femten første virkedagene i måneden etter. Det finnes også en praktisk regel for deg som fakturerer i starten av måneden: en faktura som utstedes innen de femten første virkedagene, kan dateres siste dag i forrige måned, så lenge leveringen skjedde da. Fakturaen skal sendes til kunden uten at kunden må be om den.

Når skal det stå mva på fakturaen?

Bare når du er registrert i Merverdiavgiftsregisteret. Plikten til å registrere seg inntrer når mva-pliktig omsetning passerer 50 000 kroner i en rullerende periode på tolv måneder. Fra da skal det kreves opp avgift, men du skal ikke fakturere med mva før virksomheten faktisk er registrert. Hvordan du holder oversikt over grensen, står i artikkelen om når du må registrere deg i Merverdiavgiftsregisteret.

Er du registrert, endrer fakturaen seg på tre punkter:

• Organisasjonsnummeret ditt skal etterfølges av bokstavene MVA, for eksempel «Org.nr. 912 345 678 MVA».
• Avgiften skal stå i kroner, ikke bare som prosent. Alminnelig sats er 25 prosent, næringsmidler 15 prosent og persontransport, overnatting og enkelte andre tjenester 12 prosent.
• Avgiftspliktig salg, fritatt salg og unntatt salg skal stå hver for seg og summeres særskilt, etter § 5-1-5. Det samme gjelder linjer med ulike satser.

Det siste punktet er aktuelt for mange med ekstrainntekt. Undervisning er for eksempel unntatt fra merverdiavgiftsloven. Selger du både et kurs og konsulenttimer på samme faktura, må de to stå på hver sin linje med hver sin sum. Satsene står i Skatteetatens oversikt over mva-satser. Selger du tjenester til kunder i utlandet, har du egne regler for fritak, og dem finner du i artikkelen om ekstrainntekt fra utlandet.

Mal: en faktura du kan kopiere

Malen under dekker alle kravene i § 5-1-1 for et enkeltpersonforetak som er registrert for merverdiavgift. Er du ikke registrert, stryker du «MVA» etter organisasjonsnummeret og hele mva-linjen, og da er beløpet eks. mva også totalbeløpet. Alt i hakeparentes bytter du ut med dine egne opplysninger.

Timeprisen i eksempelet er bare en illustrasjon. Hva du bør ta, avhenger av faget og markedet, og det er verdt å regne ut før første faktura, for eksempel med en timeprisberegner for selvstendige eller ved hjelp av gjennomgangen av hvordan du priser tjenestene dine.

Hvor lang betalingsfrist kan du sette?

Du bestemmer fristen selv, og den bør stå i avtalen før jobben starter. Fjorten dager er vanlig, men ingen regel. Det loven setter grenser for, er det motsatte: at kunden krever for lang frist. Mellom virksomheter skal betalingsfristen ikke overstige 60 dager, med mindre noe annet uttrykkelig er avtalt. Er kunden en offentlig myndighet, er grensen som hovedregel 30 dager etter at fakturaen er mottatt. Begge reglene står i forsinkelsesrenteloven §§ 2 a og 2 b.

Skriv betalingsfristen inn i oppdragsavtalen, ikke bare på fakturaen. Da er det ingen diskusjon om hva som var avtalt. Har du ikke en avtale fra før, finner du en mal i artikkelen om skriftlig avtale for småoppdrag.

Hva kan du kreve når kunden betaler for sent?

Står forfallsdatoen på fakturaen, løper forsinkelsesrenten fra forfallsdagen. Mangler den, løper renten først 30 dager etter at du har sendt et skriftlig påkrav. Det er et godt argument for alltid å skrive forfallsdato.

Satsen fastsettes av departementet hvert halvår, og skal tilsvare Norges Banks styringsrente per 1. januar og 1. juli pluss minst åtte prosentpoeng. Fra 1. juli 2026 er forsinkelsesrenten 12,25 prosent i året. Er kunden en virksomhet, kan du i tillegg kreve en kompensasjon for inndrivelseskostnader, som er satt til 430 kroner fra 1. juli 2026. Er kunden en privatperson, kan du ikke kreve andre gebyrer enn det inkassoloven tillater, og renten kan lempes hvis kunden hadde rimelig grunn til å holde tilbake betalingen.

Regn om med ditt eget beløp og antall dager. Tallene viser også noe viktig: renten alene er sjelden verdt en krangel for små beløp. Det som faktisk får betalt, er en tidlig og vennlig påminnelse. Blir det likevel en tvist, har søsternettstedet vårt en gjennomgang av hvordan forliksrådet behandler inkassotvister.

Fem feil som går igjen på de første fakturaene

• Organisasjonsnummeret mangler. Det er et krav for deg som selger, også når kunden er en privatperson.
• Mva før registrering. Du kan ikke legge på merverdiavgift fordi kunden forventer det. Først registrering, så avgift.
• Uklar leveranse. «Konsulentbistand» er for lite. Skriv hva, hvor mye og når.
• Hull i nummerserien. Bruk kreditnota i stedet for å slette.
• Fakturaen blir liggende. Senest en måned etter levering, og helst samme dag.

Fakturaen er også ditt viktigste bilag når du skal føre inntekter og fradrag i foretaket, og regnskapsmaterialet skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt. Er du ikke registrert ennå, har gjennomgangen av registrering og frister for enkeltpersonforetak det du trenger for å komme i gang. Tar du oppdrag på nett, er rådene om å finne de første kundene som frilanser et naturlig neste steg.

Gjør dette i morgen: lag et regneark med fanene «Mal» og «Fakturaliste». Kopier malen over inn i den første fanen, og før hvert fakturanummer du sender i den andre, med dato, kunde, beløp og om det er betalt. Bestem deg for en standard betalingsfrist og skriv den inn i malen. Da er neste faktura et kvarters jobb, og du ser med ett blikk hvem som skylder deg penger.

Kilder

• Bokføringsforskriften kapittel 5. Lest 25. september 2026.
• Bokføringsloven § 12. Lest 25. september 2026.
• Forsinkelsesrenteloven, med fastsatt rente og kompensasjon fra 1. juli 2026. Lest 25. september 2026.
• Skatteetaten: Merverdiavgift. Lest 25. september 2026.
• Skatteetaten: Registrere i Merverdiavgiftsregisteret. Lest 25. september 2026.
• Bokføringsloven § 13. Lest 25. september 2026.